Termeni contractuali

Fishing & Hunting Expo – ediția a X-a
Complexul Expozițional ROMEXPO, Pavilionul B1, 12-15 martie 2026

I. ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI

Completarea și semnarea contractului de către Expozant indică acordul de participare al acestuia la expoziție.

Participarea presupune completarea integrală și semnarea contractului de către reprezentantul legal; Expozantul va aștepta confirmarea Organizatorului privind spațiul desemnat, nefiind în măsură să aleagă sau să rezerve spațiul fără aprobarea Organizatorului.

Prin trimiterea Contractului, Expozantul confirmă că a înțeles și a acceptat condițiile contractuale.

Organizatorul desemnează standul Expozantului și trimite detaliile locației către acesta.

Expozantul are 5 zile calendaristice la dispoziție să confirme dacă acceptă sau nu locația standului alocat. După acest termen, contractul dintre cele două părți va fi considerat acceptat.

Expozantul nu poate să schimbe standul desemnat de Organizator cu alți expozanți, nu poate să-și mărească suprafața sau să-și modifice standul, fără acordul prealabil al Organizatorului.

II. CONDIȚII DE PLATĂ

După primirea Adeziunii online, completate, Organizatorul trimite Expozantului Contractul și facturi proforma pentru taxa de înregistrare și pentru avansul de 50%, care trebuie plătite în termen de 5 zile calendaristice. Organizatorul va factura restul de 50% din valoarea reală a comenzii date de Expozant (totalul serviciilor comandate), iar acesta este obligat să achite factura în limita termenului de plată, dar nu mai târziu de 2 februarie 2026.

Expozantul va putea să-și preia standul numai după ce va întruni condițiile de la punctul II.

Comenzile primite după deschiderea evenimentului vor fi achitate la fața locului, în funcție de disponibilitate.

III. CONSTRUIREA STANDULUI

Înălțimea standurilor este de 250 cm. Orice altă cerere privitoare la înălțime trebuie semnalizată Organizatorului în scris. În cazul nerespectării regimului de înălțime, Organizatorul este îndreptățit să dispună demontarea standului.

În caz de construcție a standului în regim propriu, documentația planului tehnic trebuie trimisă Organizatorului până cel târziu la 2 februarie 2026, pentru a fi aprobată în prealabil de ROMEXPO.

Organizatorul își rezervă dreptul de a face modificări pe plan în cazul neocupării suprafețelor de expunere fără acordul expres al Expozanților, luând în calcul cea mai bună poziționare a clienților afectați.

IV. PROGRAMUL DE DESFĂȘURARE AL EXPOZIȚIEI

Program pentru vizitatori:

Perioada 12-14 martie, zilnic între orele 10.00-18.00, iar în 15 martie, între orele 10.00-15.00.

Expozantul are obligația de a-și menține standul deschis între aceste ore.

Program pentru expozanți:

Perioada 10-11 martie, zilnic între orele 08.00-22.00 (construcții și amenajare standuri).

Perioada 12-14 martie, zilnic între orele 10.00-18.00 și 15 martie, între 10.00-15.00 (expoziție).

Perioada 12-15 martie, zilnic între 08.00-10.00 și 18.00-20.00 (aprovizionare standuri).

În 15 martie, între orele 16.00-22.00 și 16 martie între 08.00–22.00 (dezasamblare).

În cazul în care, Expozantul solicită intrarea în spațiul expozițional și în data de 9 martie, tarifele percepute pentru a avea acces la amenajare (suplimentare – față de perioada de amenajare 10-11 martie) vor fi anunțate din timp Expozantului.

V. CONDIȚII CONTRACTUALE

Fiecare Expozant va beneficia, în funcție de suprafața alocată, de brățări de acces pentru toată perioada manifestării.

PARCARE EXPOZANȚI

Accesul pentru expozanți se va realiza fără costuri în perioada de amenajare și dezafectare. În perioada de desfășurare accesul expozanților se va realiza contra-cost, la tariful de 21 euro+tva pentru toată perioada sau 5 lei/oră/autoturism. Taxa ce se va achita către Romexpo.

Pe perioada de desfasurare efectiva a evenimentului, in zilele de 12-15 martie 2026, autoturismele ORGANIZATORULUI si expozantilor acestuia nu pot patrunde in interiorul Centrului Expozitional ROMEXPO, acestea urmand sa fie parcate in spatiile special destinate.

In perioada de amenajare/dezafectare vehiculele cu marfa ale expozantilor au acces pana la usile de marfa ale pavilionului inchiriat. Acestea vor fi evacuate din zonele adiacente spatiului de expunere in data de 11 martie 2026, pana cel tarziu la ora 22:00. Pentru realizarea aprovizionarii standurilor, vehiculele respective au acces, de asemenea si in zilele de 12-14 martie 2026, intre orele 18:00 – 20:00. Dupa acest interval, vor trebui sa paraseasca zona respectiva.

Se interzice conducerea si parcarea vehiculelor cu motor in interiorul pavilionului. Orice exceptie de la aceasta regula trebuie solicitata in scris ROMEXPO. Vehiculele expuse in interiorul pavilionului nu trebuie sa aiba mai mult de 2 l de combustibil necesar pentru intrarea si iesirea din pavilionul respectiv. Rezervorul de combustibil trebuie sa fie blocat. Se interzice pornirea motoarelor cu ardere interna, in scop demonstrativ, in cadrul pavilionului sau al standului expozantului.

Expozantul se obligă sa respecte regulile stabilite de ROMEXPO privind accesul si circulatia auto, semnele de circulatie si limita de viteza de max. 20 km/h in Centrul Expozitional Romexpo precum si regulile de acces ale ROMEXPO cu privire la accesul auto numai in parcarile auto stabilite.

In situatii de urgenta (de exemplu: incendiu, inundatie, scapari de gaze), in vederea interventiei operative si a limitarii pagubelor, personalul ROMEXPO, asistat de reprezentantul ORGANIZATORULUI care asigura permanenta in expozitie si, dupa caz, de reprezentantul ISU (pompierilor) si/sau reprezentantul firmei de paza/ politiei, poate intra in spatiile de expunere, intocmind in acest sens un proces verbal semnat de persoanele participante.

Fumatul, focul deschis si orice tip de spectacol de artificii (inclusiv artificii reci pentru interior, efecte pirotehnice) in cadrul spatiilor inchiriate sunt INTERZISE !

Expozantul se obliga sa se alinieze si sa respecte cerintele reprezentantului Romexpo in ceea ce priveste volumul si intensitatea muzicii difuzate, care nu trebuie sa depaseasca 55 dB, masurata la o distanta de 2m de sursa sau orice alta cladire la o frecventa de 250Hz si raspunde in mod exclusiv in fata autoritatilor abilitate pt. nerespectarea cerintelor legale.

Expozantul se obliga sa respecte legislatia in domeniul protectiei mediului, obligatia colectarii si evacuarii deseurilor (ambalaje, substante periculoase, benzina, motorina, uleiuri etc.) din cadrul Pavilionului Romexpo si sa predea spatiile curate, in caz contrar obligandu-se sa suporte contravaloarea acestui serviciu.

VI. CALITATEA EXPOZANȚILOR

Co-expozant este considerată o firmă care prezintă propriile produse la standul unui Expozant. Expozantul este obligat să anunțe Organizatorul de prezența unui Co-expozant.

VII. ASIGURARE, PROTECȚIA PROPRIETĂȚII

Expozantul este obligat să-și protejeze și să-și asigure produsele și echipamentele pe întreaga durată a expoziției.

Expozantul va fi tras la raspundere dacă în timpul participării sale la expoziție, cauzează pagube unei terțe persoane.

Pe întreaga durată a evenimentului, Expozantul trebuie să aibe semnată o poliță de asigurare de răspundere civilă valabilă, pentru a preveni eventuale daune sau accidente neașteptate.

Organizatorul nu poate fi făcut responsabil pentru sustragerea unor produse din standurile expozanților.

VIII. CLAUZA PENALĂ

În cazul în care Expozantul își anulează participarea după semnarea contractului și achitarea avansului, dar până în data de 5 februarie 2026, va pierde avansul și rezervarea pentru închirierea spațiului.

În cazul în care Expozantul își anunță retragerea după data de 5 februarie 2025, va pierde întreaga sumă achitată până la momentul retragerii.

În ambele situații Expozantul trebuie să notifice în scris către Organizator anularea participării sale.

În cazul în care, fără a notifica anularea participării la expoziție, Expozantul nu va ocupa standul desemnat de Organizator cu 24 de ore înainte de deschiderea expoziției, Organizatorul poate desemna altă firmă pentru ocuparea standului respectiv. În această situație Expozantul va pierde în totalitate sumele achitate Organizatorului și se obligă să plătească în plus toate serviciile legate de stand.

IX. RECLAMAȚII

Expozantul este obligat să semnalizeze orice neregulă legată de facturare înainte de data de 12 martie 2026.

X. FORȚA MAJORĂ

Forța majoră, convenită ca fiind acel eveniment imprevizibil și de neînlăturat, apărut în timpul derulării contractului și care împiedică partea sau părțile să-și îndeplineasca obligațiile asumate prin contract, exonerează de răspundere partea care o invocă în condițiile legii. Cazul de forță majoră se va comunica de către partea interesată în termen de 2 zile de la apariția sa și va fi confirmat prin documente oficiale autentificate de autoritățile abilitate.

Forța majoră ca urmare a declarării stării de urgență sau de alertă de către autoritățile române ce implică impunerea unor limite de organizare a evenimentului, va fi comunicată de către Organizator în termen de 2 zile. În cazul extrem al anulării sau amânării evenimentului, Organizatorul este obligat să ramburseze sumele achitate până atunci de către Expozant pentru chiria spațiului în termen de 45 de zile calendaristice de la declararea evenimentului de forță majoră.

Încetarea evenimentului de forță majoră, confirmată de autoritățile române, va fi comunicată imediat după aflare părții interesate.

XI. ÎNCETAREA/ REZILIEREA CONTRACTULUI

Contractul încetează/se reziliază de drept fără nicio altă formalitate și fără intervenția instanței de judecată, în următoarele cazuri:

a) la 31 martie 2026, dacă părțile nu au convenit prelungirea;
b) la cererea uneia dintre părți care este în imposibilitatea de a-și realiza obligațiile;
c) prin acordul părților exprimat în scris;
d) în caz de forță majoră, intervenită pentru o durată mai mare de o zi, care împiedică realizarea obiectului contractului, dacă părțile nu stabilesc altfel;
e) în cazul în care una dintre părți nu-și execută întocmai obligațiile stabilite, în termen de mai mult de 2 zile de la scadență;
f) unilateral, la cererea unei părți printr-un preaviz de 5 (cinci) zile.

Organizatorul își rezervă dreptul de a rezilia adeziunea contract în condițiile în care va constata că autorizațiile, avizele, informațiile și/sau asigurările transmise de Expozant sunt inexacte, incomplete și/sau în condițiile în care circumstanțele agreate s-au modificat.

Încetarea Contractului nu stinge obligațiile de plată ajunse la scadență.

XII. LITIGII

Părțile contractante vor încerca să soluționeze pe cale amiabilă orice dispută. În cazul în care nu reușesc, iar obiectul discuției este de natură juridică, părțile se vor adresa instanței de pe raza unde Organizatorul are sediul social.